El inventario del Archivo de la Universidad de Cádiz : su integración en el sistema de gestión de bibliotecas

Márquez Pérez, Aurora Martín Mila, Victoria

Jornadas Bibliotecarias de Andalucía / Asociación Andaluza de Bibliotecarios
(ReLIS:jul:thqtlq:8682)

Abstract:

Hasta 1995, el Archivo de la Universidad de Cádiz, había actuado como mero depósito de documentos, sin poseer instrumento de descripción alguno; la documentación que requerían las oficinas o usuarios se ofrecía con más voluntad que eficiencia por el personal que lo atendía. En este año, al contar con el personal cualificado necesario, se decidió emprender la realización de un instrumento de descripción que ofreciese un panorama global de los fondos existentes y que a la vez, sirviese como base para ofrecer un servicio digno. Se optó por la confección de un Inventario, que pasaba por la realización previa de cuestionarios a la diferentes dependencias que integraban los Servicios de la Universidad de Cádiz, para determinar su organización y las funciones específicas que desarrollaban. De su análisis y del estudio de la documentación existente en el Archivo, se fue estableciendo una propuesta de Cuadro de Clasificación orgánico-funcional, que resultaba más dúctil ante los posibles cambios futuros en la organización de la Universidad de Cádiz. Sobre la base de este cuadro de Clasificación se elaboró el Inventario. Con la finalidad de facilitar a la comunidad universitaria el acceso a la información contenida en el Inventario, creando un Sistema Electrónico de Gestión Documental, se optó por integrar este instrumento en el programa de gestión de bibliotecas Libertas. Para esto, cada documento se introdujo en el sistema como un registro marc de código de función ‘l’ y, con objeto de no ensuciar la base de datos bibliográfica, se creó una consulta específica para este tipo de registros, accesible a través de una cuenta pública

Creation: 1998
Keywords: Archivos universitarios ; Automatización ; Inventarios

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